Voorkom dat je event blijft steken in ‘wel aardig’
“Je bent zelf niet de enige die hoge verwachtingen heeft van je event. Dat geldt óók voor alle genodigden”, zegt Christel van der Stouw van Dubbelepunt Projectmanagement. “Of dat nu je klanten zijn, je medewerkers of bijvoorbeeld je leden. Ga je die verwachtingen waarmaken? Als dagvoorzitter help ik er een succes van te maken.”
In haar rol als dagvoorzitter leidt Christel onder meer dagseminars, events, workshops, ledenvergaderingen, klantenevents en debatten. Wie denkt dat haar rol zich beperkt tot het spreken op een podium en de microfoon hanteren, vergist zich. “Vanaf het moment dat de deelnemers arriveren is het zaak de juiste energie te creëren”, zegt ze daarover. “Dat lukt alleen als je weet wie de deelnemers zijn en wat het doel van het event is. Stel, je hebt een zaal met klanten die al tien jaar zaken met je doen, maar tegelijk ook nieuwe klanten. Dan weet je dat het publiek verschillende achtergronden en ervaringen meebrengt, wat vraagt om bewuste keuzes in het programma.” Om hier grip op te krijgen, benadrukt Christel, helpt het om haar als dagvoorzitter zo vroeg mogelijk te betrekken.
“Vaak wordt gedacht dat je ‘even’ een event organiseert. Dat je er al bijna bent als je een goede gastspreker hebt geboekt. Maar een event is pas succesvol als het doel ervan is bereikt. Mijn rol is om met jou als eigenaar van een bedrijf of als organisator in gesprek te gaan, zodat we samen nauwkeurig kunnen formuleren welk doel je precies wilt bereiken.”
Daar zijn vele voorbeelden van. “Als je personeel bijvoorbeeld in de zaal zit, dan wil je meer dan alleen applaus: je wilt verandering, beweging, betrokkenheid of commitment. Of je hebt een ledenvergadering of overheidsbijeenkomst over een gevoelig onderwerp: je krijgt te maken met uiteenlopende dynamieken. Betrokken deelnemers, kritische vragen en soms ook de pers in de zaal. Al die verschillende verwachtingen komen samen binnen één event. De kunst is om het programma zo vorm te geven dat iedereen zich gezien en serieus genomen voelt. Het vraagt zorgvuldige voorbereiding.”
EVENT DESIGN — Zodra doel en doelgroepen vastliggen is het ‘event design’ aan de beurt. Christel: “De genodigden staan centraal, zij moeten met een tevreden gevoel daar zitten en later naar huis gaan. Hoe langer van tevoren je de zaken kunt doorspreken, hoe beter je het kunt voorbereiden. Maar soms zijn er al keuzes gemaakt en dan maak ik een plan dat daar zo goed mogelijk bij past, al heeft het mijn voorkeur om vanaf het begin betrokken te zijn.”
RADICAAL NEUTRAAL — Haar aanpak tijdens het event noemt Christel radicaal neutraal. “Want iedereen moet zich veilig en op zijn gemak kunnen voelen. De opdrachtgever, maar ook alle genodigden of deelnemers. Ik bewaak die veiligheid constant. Stel dat jij als eigenaar van je bedrijf niet per se een goede spreker bent. Dan voel je je echt veel comfortabeler met mij als neutrale dagvoorzitter. In plaats van een verhaal met een powerpoint hebben we bijvoorbeeld een ontspannen tweegesprek of een interview.”
Christel bekommert zich ook om de zaal. “Ik creëer graag wat ‘chaos’ onder de genodigden zodat ze actief gaan meedoen. Publiek dat betrokken is neemt inhoudelijk veel meer mee naar huis dan een passief publiek.”
Ook ‘lastige’ events neemt Christel voor haar rekening. “Als je kritische mensen in de zaal hebt, is het zaak hen niet koste wat kost buiten beeld te houden. Ook zij willen zich gehoord voelen. Daarom is dat doel ook weer belangrijk: als neutraal dagvoorzitter houd ik alles op koers en voorkom ik dat de zaal met de bijeenkomst aan de haal gaat.”
STRATEGISCH — Met haar bedrijf Dubbelepunt Projectmanagement levert Christel vele marketing- en communicatiediensten die zij ‘strategische schijnwerpers’ noemt. Het dagvoorzitterschap is een van die diensten. “Het draait allemaal om het in de spotlights zetten van verhalen van anderen”, besluit ze. “Dat is mijn grote drijfveer. Zo was ik onder meer tweemaal showhost van een grote online talkshow met ministers en Tweede Kamerleden aan tafel. Ook in andere vormen: ik begeleidde gesprekken in podcasts, onder meer met een BBB-senator en een Tweede Kamerlid en lokaal bij Café de Liefde, en was dagvoorzitter bij uiteenlopende events voor de leden, klanten, belanghebbenden en medewerkers van mijn opdrachtgevers. De vorm verschilt, maar de essentie is steeds dezelfde: zorgen dat er energie en connectie is en het doel wordt bereikt.”
Dubbelepunt Projectmanagement
Israëlstraat 1c, 3841 CL Harderwijk
www.dubbelepuntpm.nl
06-30734785
contact@dubbelepuntpm.nl
